كيف أسجّل وكالة جديدة؟
التوكيلات وخزانتها وربطها بالملفات — 4 دقائق
بنهاية هذه الصفحة ستكون قد سجّلت وكالة في «خزانة التوكيلات»، وسيتابع النظام صلاحيتها تلقائياً ويحسب اقتراب انتهائها.
«خزانة التوكيلات» سجل وكالات المكتب كله: لكل وكالة موكّلها ونوعها ونطاق صلاحياتها ومرجع توثيقها والمحامون المخوّلون بها والملفات المرتبطة بها وحالتها، مع عدادات إجمالية أعلى الشاشة.
تسجيل الوكالة
- من شاشة «خزانة التوكيلات» اضغط «تسجيل وكالة».
- أدخل «اسم الموكّل» كما ورد في الوكالة، و«الصفة» التي صدرت بها إن لزم (مثل: عن نفسه).
- اختر «نوع الوكالة»، وأدخل «مرجع التوثيق» و«تاريخ الإصدار» — وهو مطلوب — و«تاريخ الانتهاء» إن كان للوكالة أجل.
- علّم «نطاق الصلاحيات» الواردة في الوكالة — واحداً على الأقل — ثم «المحامون المخوّلون» بها من أعضاء المكتب — واحداً على الأقل.
- اضغط «تسجيل الوكالة».
متابعة الصلاحية
يحسب النظام حالة كل وكالة ويعرضها شارةً على صفها وتبويبات ترشيح أعلى الجدول: «سارية»، «تنتهي قريباً»، «منتهية»، «معزولة»، «مُفرَج عنها»، «مُستبدَلة». وعداد «تنتهي خلال 30 يوماً» أعلى الشاشة يجمع الوكالات التي يقترب أجلها، ويظهر تحت شارة الوكالة الموشكة عدد أيامها المتبقية.
ربط الوكالة بملف
زر «ربط بملف» على صف الوكالة يعرض ملفات المكتب المفتوحة — دون المغلقة — فاختر الملف ثم اضغط «ربط التوكيل». بعد الربط تظهر الوكالة في بطاقة الملف ويتحقق النظام من صلاحية التوكيل عند إضافة الجلسات. أما فك الربط فيكون من صفحة الملف نفسها، لا من الخزانة.
التجديد والإلغاء والإفراج
أزرار إدارة الوكالة على صفها — «ربط بملف» و«تجديد الوكالة» و«إلغاء الوكالة» و«الإفراج عنها» — تظهر للمالك والشريك:
- «تجديد الوكالة» — متاح للوكالة السارية والموشكة على الانتهاء والمنتهية: يفتح نموذجاً معبأً مسبقاً بنوعها ونطاقها ومحاميها، وعند التسجيل تُعلَّم الوكالة القديمة «مُستبدَلة» ويحل محلها التوكيل الجديد.
- «إلغاء الوكالة» — يتطلب كتابة سبب الإلغاء — يُسجل في سجل المكتب — ثم «تأكيد الإلغاء». الإلغاء نهائي.
- «الإفراج عنها» — تنازل المكتب عن التوكيل بعد «تأكيد الإفراج»؛ لا يمكن استخدامه بعد ذلك في الجلسات أو فتح الملفات.
ما قد يواجهك
- رسائل التحقق عند التسجيل: «تاريخ الإصدار مطلوب»، و«اختر نطاق صلاحية واحداً على الأقل»، و«اختر محامياً مخوّلاً واحداً على الأقل».
- «لا ملفات مفتوحة للربط.» — لا يوجد في المكتب ملف مفتوح؛ الربط يقتصر على الملفات المفتوحة.
- «سبب الإلغاء مطلوب» — لا يكتمل الإلغاء بغير سبب مكتوب.
- رفض الخادم لأي عملية يظهر نصه داخل النافذة نفسها وتبقى مدخلاتك كما هي.
- البحث في الخزانة يكون بمرجع التوثيق، ويُطبَّق بالضغط على Enter لا أثناء الكتابة.
- ترشيح لا يطابق أي وكالة يعرض رسالة الخزانة الفارغة نفسها — عد إلى تبويب «الكل» لاستعادة العرض الكامل.
أسئلة شائعة
من يستطيع تسجيل الوكالات وإدارتها؟
الخزانة مفتوحة لكل أعضاء المكتب للاطلاع، وزر «تسجيل وكالة» ظاهر للجميع والخادم يتحقق من الصلاحية عند الحفظ. أما أزرار الإدارة على الصف — الربط والتجديد والإلغاء والإفراج — فتظهر للمالك والشريك.
ما الفرق بين إلغاء الوكالة والإفراج عنها؟
الإلغاء إنهاء للتوكيل بسبب يُكتب ويُسجل في سجل المكتب، والإفراج تنازل المكتب عنه دون سبب مكتوب. كلاهما نهائي، ولا يمكن استخدام التوكيل بعده في الجلسات أو فتح الملفات.
كيف أعرف أن وكالة قاربت على الانتهاء؟
تنتقل إلى تبويب «تنتهي قريباً» ويظهر تحت شارتها عدد الأيام المتبقية، ويجمعها عداد «تنتهي خلال 30 يوماً» أعلى الشاشة. كما تظهر حالة الوكالة على بطاقة الجلسة في «جدول اليوم».