كيف أنشئ فاتورة وأصدرها؟

بنهاية هذه الصفحة ستكون قد أنشأت فاتورة أتعاب، وأصدرتها برقم متسلسل مع ملف PDF، وسجّلت الدفعات عليها حتى تمام السداد.

×

تمر الفاتورة بحالات معروضة في شاشة «الفواتير» تبويباتٍ وشارات: «مسودة» ثم «صادرة» ثم «مدفوعة» — وقد تمر بـ«متعثرة» أو تنتهي «ملغاة». الأرقام متسلسلة بلا فجوات، والحالة تُحدَّث يدوياً عند السداد لأن النظام يتتبّع المال ولا يحرّكه.

إنشاء المسودة

1. من شاشة «الفواتير» اضغط «＋ فاتورة جديدة» واختر نوعها: «فاتورة متعلقة بالقضايا المسجلة» لفوترة موكّلي ملف، أو «فاتورة مستقلة» لعميل من سجل العملاء الخارجيين بلا ملف — وتُصدر لعميل واحد فقط.
2. لفاتورة القضية اختر «الملف» من ملفاتك المفتوحة، ثم علّم من تفوترهم في «فاتورة إلى (الموكلون)» — موكّلي الملف ومعهم قائمة «عملاء خارجيون» عند الحاجة إلى فوترة مشتركة. ترتيب اختيارك هو ترتيب الفوترة: «العميل الأساسي هو أول من يُختار — اسمه يتصدّر الفاتورة.»
3. للفاتورة المستقلة اختر «العميل» من السجل، وزر «＋ عميل جديد» يسجّل عميلاً جديداً دون مغادرة النافذة.
4. عبّئ البنود: لكل بند نوع — «أتعاب» أو «منصرف بالتكلفة» أو «أخرى» — وبيان وقيمة بالدينار الكويتي بثلاث منازل عشرية، مثال 1500.000. قائمة «بند جاهز» تعبّئ البنود الشائعة، و«＋ بند إضافي» يضيف سطراً.
5. اضغط «إنشاء المسودة» — تنتقل مباشرة إلى صفحة الفاتورة الجديدة، ورقمها بعدُ «— يُخصَّص عند الإصدار». المسودة قابلة للتعديل الكامل من زر «تعديل».

الإصدار

من صفحة المسودة اضغط «إصدار الفاتورة». «تاريخ الإصدار يُسجَّل تلقائياً بتاريخ اليوم؛ حدِّد تاريخ الاستحقاق.» — الحقل معبأ مسبقاً بثلاثين يوماً من اليوم. بالإصدار يُخصَّص الرقم المتسلسل ويُنشأ ملف الفاتورة، ويظهر زر «⬇ PDF» لتنزيله.

تسجيل الدفعات

سُدِّد المبلغ خارج النظام؟ سجّله من زر «تسجيل دفعة» على الفاتورة الصادرة: «المبلغ (د.ك)» بثلاث منازل عشرية، و«تاريخ الاستلام»، و«ملاحظة الوسيلة (اختياري)» كتحويل بنكي أو شيك.

• الدفعة الجزئية تُبقي الفاتورة صادرة بشارة «صادرة — مدفوعة جزئياً» ويظهر «المتبقي» على صفحتها؛ والسداد الكامل ينقلها إلى «مدفوعة».
• كل دفعة يُصدر لها سند قبض مرقّم يُنزَّل من صف الدفعة في جدول «الدفعات المسجّلة:».
• للمفوتَر إليهم زر «كشف حساب العميل» يُنزّل كشف الحساب الرسمي PDF.

التعديل والتعثر والإلغاء

• بعد الإصدار زر «تعديل الاستحقاق والمفوتَر إليهم» يعدّل هذين فقط — البنود والمبالغ تتجمد حفاظاً على تسلسل الأرقام، وتصحيحها يكون بالإلغاء وإعادة الإصدار.
• «نقل إلى المتعثرة» على خطوتين — يليه «تأكيد النقل» — للفاتورة الصادرة التي تعذّر تحصيلها. صفحتها تذكّرك: «متعثرة — تُستعاد تلقائياً عند تسجيل أي دفعة».
• «إلغاء» يطلب «سبب الإلغاء» ثم «إلغاء الفاتورة»: «تبقى الفاتورة في السجل بحالة ملغاة ويُحتفَظ برقمها — لا يُعاد استخدام الأرقام.»
• فوق قائمة الفواتير ينبّهك صندوق إلى الصادرة التي تستحق خلال خمسة أيام أو تأخرت، وعلى المتأخرة أزرار مباشرة: «تغيير الاستحقاق» و«نقل إلى المتعثرة» و«إلغاء».

من يفعل ماذا

المالك والمحاسب يملكان كل الإجراءات على كل الفواتير. المحامي يفوتر ملفاته هو — إنشاءً وإصداراً وتسجيل دفعات — ولا يملك الفاتورة المستقلة ولا كشوف الحساب. الشريك يقرأ فواتير ملفاته دون أزرار إجراء. والخادم يعيد التحقق من الصلاحية عند كل عملية أياً كان ما يظهر على الشاشة.

ما قد يواجهك

• رسائل التحقق عند الإنشاء: «اختر الملف أولاً.» أو «اختر العميل أولاً.» أو «اختر عميلاً واحداً على الأقل للفوترة.»، ثم «أضف بنداً واحداً على الأقل.» و«كل بند يحتاج بياناً.» و«المبلغ يجب أن يكون بصيغة د.ك بثلاث منازل — مثال: 1500.000».
• «تاريخ الاستحقاق لا يكون في الماضي — اختر تاريخ اليوم أو بعده.» عند الإصدار، و«لا تغييرات لحفظها.» عند حفظ تعديل لم يغيّر شيئاً.
• «سبب الإلغاء مطلوب.» — لا يكتمل الإلغاء بغير سبب، ويظهر السبب على شريط الفاتورة الملغاة.
• إن سبقك زميل إلى تعديل الفاتورة نفسها من جهاز آخر فقد يُرفض إجراؤك برسالة تقنية مقتضبة — أعد تحميل الصفحة لترى حالتها الحالية ثم أعد الإجراء إن بقي لازماً.

افتح الشاشة في إحكام ←